Las tecnologías en la transformación digital para Pymes

Cualquier negocio que lleva tiempo operando en el país puede que haya notado el cambio: hoy los clientes dan por hecho que es posible pagar un producto o servicio con una tarjeta de crédito, de débito o transferencia bancaria, los proveedores mandan las facturas digitales por correo y muchos trámites financieros se pueden realizar en línea. La transformación digital para Pymes no llegó de un día para otro; de a poco ha ido incorporando herramientas que resuelven problemas reales y pueden ir potenciando la productividad e ir haciendo que la operación se vuelva más eficiente.

Un ejemplo de lo anterior es el Open Finance, que podría simplificar el acceso a productos financieros de acuerdo con las necesidades que se puedan tener. Este es un esquema que permite compartir la información de un negocio entre distintas instituciones financieras, siempre con autorización de por medio, para que bancos y fintechs puedan ofrecer productos ajustados a la situación real de cada empresa.

Una Pyme que utiliza este tipo de tecnología podría recibir ofertas de créditos empresariales basadas en su flujo de caja real y no en el historial que aparece en el Buró de Crédito. Junto con lo anterior, llevar las cuentas ordenadas y la facturación al corriente ayuda en el proceso de evaluación que se le hace a la empresa y podría marcar la diferencia entre las condiciones de diferentes productos financieros que sean solicitados.

Capturar facturas a mano, perseguir tickets de gastos o armar el reporte de ventas del mes en una hoja de cálculo son tareas que consumen horas que podrían usarse en atender clientes o revisar inventario.

Los sistemas de automatización digitales se encargan de ese trabajo repetitivo y, de paso, generan datos ordenados sobre lo que realmente pasa en el negocio: qué producto se mueve más, qué días hay más ventas, con qué proveedor conviene negociar mejor precio, entre otros aspectos. Ahí se nota el peso de la tecnología en las Pymes, porque un negocio que automatiza procesos ahorra tiempo y empieza a tomar decisiones con datos en la mano.

El efectivo sigue siendo importante en muchos negocios, pero ya no es la única opción ni la más práctica. Terminales de punto de venta (TPV), cobro con código QR, links de pago por WhatsApp o transferencias instantáneas permiten que el dinero entre a la cuenta del negocio casi al momento, sin depender de que el cliente traiga cambio.

Esto reduce riesgos de robo o pérdida de efectivo y facilita el control del dinero que entra y sale cada día. Además, muchas plataformas que ofrecen ese tipo de servicios para cobrar concilian las ventas de forma automática, así que al cierre del día ya no hace falta cuadrar cada transacción a mano. Estas soluciones son parte de la transformación digital para Pymes que está cambiando cómo los negocios cobran y llevan su control diario.

Respecto a lo anterior, la Encuesta Nacional de Financiamiento de las Empresas (ENAFIN 2024) estimaba que el 54% de las empresas aceptaba pagos con tarjeta, destacando el sector comercial con aproximadamente 7 de cada 10 empresas. Por otro lado, el mismo reporte consideraba que el 93% de las empresas comerciales utilizaba una TPV para recibir pagos con tarjeta.

La inteligencia artificial para Pymes dejó de ser un tema exclusivo de empresas grandes con departamentos de tecnología. Hoy existen herramientas de inteligencia artificial que redactan respuestas para clientes, atienden preguntas frecuentes por chat sin que alguien esté pendiente todo el día o revisan el historial de ventas para anticipar qué productos van a moverse más en cierta temporada.

Un negocio de ropa puede usar esa misma inteligencia artificial para Pymes para calcular cuánto inventario pedir antes de una fecha en que las ventas y el consumo aumentan, en lugar de basarse solo en lo que se vendió el año pasado. Esto no reemplaza a quienes atienden el negocio; simplemente les da mayor información y datos para tomar decisiones que podrían ser estratégicas para el negocio.

Ninguna de estas tecnologías exige transformar el negocio de la noche a la mañana. El Open Finance, la automatización para gestionar datos, los pagos digitales y la inteligencia artificial forman parte de la transformación digital, y se pueden ir sumando según lo que cada negocio necesite resolver.

La tecnología en las Pymes avanza muy rápido, y la empresa que empieza a incorporarlas tiende a potenciar su competitividad y hacer más eficiente su operación.