¿Cómo funciona una tarjeta de crédito corporativa ?

A ningún empresario o dueño de negocio debe parecerle buena idea usar dinero de su empresa para gastos personales o usar el efectivo que tiene destinado para vivir en solventar alguna necesidad de su compañía.

Hacerlo implica desordenar las finanzas y perder trazabilidad de los gastos, y por ello existen tarjetas de crédito especiales para las empresas.

Es un producto diseñado para atender las necesidades de las compañías y, a diferencia de una tarjeta de crédito personal, tiene características para impulsar un negocio sin poner en riesgo las finanzas personales del contratante. 

Este tipo de financiamiento le permite a las empresas controlar mejor los gastos, pues los trabajadores pueden hacer pagos de bienes y servicios a nombre de la compañía, sin tener que detener o volver más lenta la operación.

Esta lista resume la diferencia entre tarjetas de crédito personales y corporativas o empresariales:

• Tasas de interés especiales. Las tarjetas de crédito corporativas buscan ofrecer tasas de interés pensadas en las necesidades de una empresa, a diferencia de las tasas que se le ofrecen a una persona física.
• Información de la cuenta. Este tipo de productos ofrecen estados de cuenta y reportes personalizados, para que los responsables de la administración del dinero de la empresa puedan revisar el flujo de caja y llevar una mejor contabilidad. Además, como titular, puedes establecer topes de gastos.
• Condiciones de pagos. Es posible lograr alternativas de pago o llegar a acuerdos especiales sobre el número de cuotas. Gracias a este tipo de flexibilidad hay un mejor flujo de efectivo y se puede optimizar el tiempo de financiamiento.

Los dueños de empresas usan una tarjeta de crédito corporativa para hacer el pago de servicios no recurrentes, así como autorizar en qué y cuántos gastos puede realizar un empleado en un tiempo determinado.

Si ya decidiste hacer uso de este tipo de servicios, antes de asignar una tarjeta de crédito corporativa es necesario crear una política de gastos empresariales, en la que se definen recomendaciones y alcances de los gastos permitidos, así minimizas el riesgo de un mal uso:

• Establece buenas prácticas. Aclara en qué casos se puede hacer uso de la tarjeta y hasta qué monto es admisible. Determina la documentación comprobatoria que requieres.
• Mantén el control y establece límites. Asigna presupuestos y límites de uso a cada una de las tarjetas de crédito corporativas, según la labor o la misión del empleado.
• Realiza seguimientos de los gastos. Esta es una política para el uso de tarjetas de crédito corporativas obligatoria para tener buenos resultados. Por ello, asigna a un supervisor de gastos que se encargue de recopilar los documentos comprobatorios.

Al ser un producto enfocado a cumplir con las necesidades de las empresas, este tipo de tarjetas de crédito cuentan con una serie de ventajas:

• Libertad de uso. Las empresas que contratan este tipo de servicios requieren hacer uso del dinero de la empresa para llevar a cabo algunas tareas de manera más eficiente. De otra forma, se tendrían que hacer mucho papeleo para la aprobación del uso de los recursos, un camino que suele ser tedioso por la cantidad de personas involucradas.
• Considera eventos atípicos. Una diferencia entre tarjetas de crédito personales y corporativas o empresariales es que puede haber gastos imprevistos que se deben resolver inmediatamente, pero debes identificarlos y diferenciarlos de los indebidos.
• Control de los recursos usados. Cuando distintas manos tienen acceso a los recursos de la empresa, es necesario llevar un estricto control de gastos. En ese sentido, las tarjetas de crédito corporativas permiten a los responsables de las arcas de la empresa estar al tanto de cada movimiento.

Es muy común que este tipo de tarjetas tengan un uso tan variado como las necesidades que las personas de una empresa tengan para ejercer sus labores:

• Artículos para la oficina. Entre uno de los usos más comunes está el realizar las compras de productos para consumo dentro de la oficina, como el café, el jabón y el papel de baño, entre otros.
• Viajes. Las empresas que tienen que financiar viajes, usan las tarjetas corporativas para hacer la compra de boletos de avión y otro tipo de reservaciones, como autos de alquiler u hoteles.
• Transportes. Es muy común que las empresas utilicen servicios de movilización como Uber, Didi o Cabify para que sus colaboradores asistan a juntas.
• Comidas. Muchas veces las empresas requieren de pagar por comidas de negocios.
• Eventos y viáticos. Uno de los usos más comunes de este tipo de tarjetas de crédito es durante algunos eventos y también para el pago de viáticos de empleados que salen de viaje.

En diversas ocasiones se requiere que los colaboradores tengan acceso rápido a recursos, por lo que una tarjeta de crédito corporativa ayuda a hacer buen uso del dinero de la empresa con la seguridad de que las compras estarán controladas.